今回はタイトルにある通りなんですが、以前メルマガ読者の方から「スケジュールやタスク管理を計画するんですが、そのほとんどが破綻してしまい、計画通りに進めることができません。私自身が甘い性格なのは重々承知なのですが、もし仮にスケジュールや予定を計画を進めるために行っているテクニックなどがあれば教えてほしいです」
ってな質問をもらったんですね。
なので今回は「計画術」に関して解説しておこうと思います。
とその前に、この質問者さんが一つ勘違いしているので、その勘違いをまず訂正しておいた方がいいと思うので解説しておくと。
人間の心理学には「計画の誤謬」というのが存在するんですね。
これがあるからこそ、計画通りに物事をが進まないし、タスク管理が甘くなっていってしまう。
逆に、この計画の誤謬がなんなのかっていうことを知ると、対策も打てるし、改善もすることができるので、まずは計画の誤謬から解説しておこうと思います。
計画の誤謬とは
では早速。
計画の誤謬とはどういったものなのか？
計画の誤謬っていうのは、人間は自分自身を甘く見積もり、計画を甘く建ててしまうという心理学用語を計画の誤謬と言います。
よくある有名な実験を一つ紹介しておくと。
大学の生徒に対してあるテストを行ってもらいます。
そのテストを行ってもらう前に、「自分自身の能力は、平均以上だと思うか？平均以下だと思うか？」というように質問をします。
すると、大半の生徒が「平均以上だと思う」というように回答しています。
しかし、テスト結果を開封していくと、「自分自身は平均以上だと思う」と回答した大半の生徒は「平均以下の成績」であることが判明しています。
ここら辺に関して「バカと無知」という書籍でめちゃくちゃ面白く解説してあるので、興味がある人は読んでみると良いと思います。
めちゃくちゃ面白いですし、「無知であるからこそバカである」っていうことが如実に分かると思います。
ただこれは「自分は大丈夫」と思っている人が陥りやすい罠で。
よく言われることですが、人間は他人のことを冷静に分析することは出来ても、自分自身を客観的に見ることを苦手としています。
そのせいで、自分自身を客観的に分析することができないので、計画も甘く作成してしまい、なし崩し的にドンドンと破綻へと進んでいってしまう。
要するに、この質問者さんが訴えている「性格の問題」ということではなく、全人類が陥る罠っていうことなんですよね。
だからこそ、対策が必要だし、対策するためにも、その原因となる「計画の誤謬」という存在自体を認識しておくことが大切だということになるわけです。
またもう一つ余談として面白い話をしておくと。
Googleなんかが社員を募集するときに、今一番注目しているスキルというのが「知的謙遜」というスキルです。
この知的謙遜というのは、一言で言うなれば「知らないということを知っている」という言葉に集約されていて。
「知識に対して、知らないことが多いからこそ、もっと努力をして勉強しなければならない」と認識している人のことを知的謙遜という風に言います。
そしてこの知的謙遜のレベルが高い人を、Googleは社員として採用しているんですね。
というのも、様々な優秀なスキルや学歴を持った人を採用してきた超大手のグーグル。
入社したのちに、「どういったスキルを持った人が入社後に、優れた成績を収めているのか？」ということを調べた結果、この知的謙遜レベルが高い人が一番優れた成績を収めていることが判明したんですね。
それもそのはずで。
日本の教育では本当に多いですが、学校とは「良い会社に入社するため」に行くものだと勘違いしてしまっています。
そのため、ほとんどの人が会社に入った途端勉強をすることをやめ、スキルアップや学習習慣というものが無くなっていってしまいます。
しかし、知的謙遜が高い人というのは「知らないことを知っている」ので、会社にはいった後にも学習を続け、スキルアップをずっと行っています。
その結果、知的謙遜レベルが高い人が、入社後にもいい成績を収めていたということが明らかになっているんですね。
いい大学に出ていても、素晴らしいスキルを持っていても、「慢心したらそこで終わり」であるということが、上記の調査によって明らかになったわけです。
その上で、この知的謙遜というのはまさに「計画の誤謬」に通ずるものがあり。
「自分自身を客観的に見ることの重要性」という点では全く同じなわけです。
つまり、計画の誤謬を防ぐ方法を知ることが、計画倒れを防ぐ方法にもつながる上に、さらにグーグルが欲している知的謙遜というスキルも身に着けることができるということ。
これまで長々と解説してきたのは、この計画術がものすごく大切だからということを伝えるために、長々と解説してきたんですね。
ここまでで前提は伝え終えたので、次からは計画倒れしない、計画術のテクニックを伝えていこうと思います。
原因はすべてシステムにある
まず一つ目のテクニックですが、「原因はすべてシステムにある」というマインドセットを持つことです。
これはめちゃくちゃ大切な概念で、僕個人的に一番重要視しているポイントだったりします。
冒頭の質問で「性格の問題」という言葉が出ましたが、アドラー心理学にもある通り「性格の問題」としてしまうと「変えられないもの」という認識を持ってしまいます。
性格って生まれつきの部分や幼少期の環境なんかが影響しているので、マインドセット的に「じゃあ私には無理なんだ」で理解が止まってしまうんですよね。
でも、性格がどうのこうのいう前に「寝る間は歯ブラシをする」という習慣があるように、性格と行動っていうのは別物なんですよね。
だからまずここを分ける必要がある。
その上で、計画がうまくいかないのは「うまくいかない計画術を採用しているから」というように、システムエラーであるということを認識することが大切なんですね。
例えば、僕自身の経験を話しておくと。
筋トレをしている時に、減量をする計画を立てていました。
夏に向けて絞り込む予定で、ケトジェニックダイエットを行うために、たんぱく質と脂質を豊富にとり、糖質は抑えるという減量方法だったわけですが、冷蔵庫の中から「糖質」の類をすべて捨てました。
お米もそうだし、パンもそうだし、甘いものそうだし。
こうすると、物理的に糖質が食べられなくなるわけです。
これがいわゆる「システム化」。
また、当然ながら「失敗したとき」の対策も組み込んでおくべきで。
「どうしても食べたくなる時が来たらどうしよう」ということで、お腹がどうしても減ったときは「台所へ行き、オートミールを食べる」という風に決めていました。
これは心理学でいうイフゼンルールと呼ばれるもので、「条件を決めておき、その条件が来たらある行動をする」という心理学の中でもかなり強い効果があるとされているものです。
これを失敗しそうなときに組み込んでおく。
このようにして、計画を立てておいたんですね。
なんでこんな計画を立ててたのか？っていうと、以前であれば「甘いものは食べない」という精神論だけでやろうとして失敗したからでした。
甘いものを食べないといっても、冷蔵庫の中にあれば食べてしまいたくなる。
そして結果食べてしまう。
それであるならば、冷蔵庫の中に入れておかなければいい。
このようにシステムを改善していったわけです。
これを「自分はダメな性格だ。欲求に負けてしまう性格だ」という風に捉えてしまうと、一生治せないものとして認識してしまいがち。
だけど「システムエラーだ」と認識すると、システムの改善をすることができるわけです。
同様に、どうしてもお腹が減って台所にいき、翌日分の食事を食べてしまったことがあった。
そんな時に「どうしてもお腹が減って失敗しそうなとき」の対策をも練っておく。
それが僕の場合はオートミールだったわけで、システム改善を図っていった結果ということなんですね。
つまり何が言いたいのかっていうと、計画倒れが起こるのは自分自身の性格ということではなく、「システムエラー」であり、システムを改善することによってミスを未然に防ぐことが可能である、ということを知ることが大切なんですね。
そしてそのシステムとは、いつの日か習慣となり、意識せずとも行えるものへと自然と昇華する。
そうすることでもっともっと楽にこなせるようになる。
この部分をまずは知っておいた方がいいと思いますね。
マルチタスクを辞める
次に紹介するのはマルチタスクを辞めるということです。
計画やタスク術において、マルチタスクというのは禁断のアプローチです。
多くの人が、何かをやろうとしたときに、詰込みをしていく傾向にあります。
その詰込みをする際の方法として、採用するのがマルチタスク。
ただ実はこのマルチタスクをすることによって、生産性が著しく低下することが分かっています。
となれば当然計画倒れしてしまう可能性が高くなるわけですから、マルチタスクというのはやめた方がいいということになるわけです。
一つ面白い実験を紹介すると、学生を集めて、集めた学生たちをパソコンの前に座らせました。
その後に、翻訳してもらうなどで「パソコン上で作業」をしてもらったんですね。
しかし、この実験ではある一つの仕掛けが存在していて。
その仕掛けというのが、作業をしているパソコンにポップアップが表示されるというものでした。
ウェブサイトなんかでも「このサイトはクッキーを利用しています。利用規約に同意していただけますか？」などのポップアップ表示がされるサイトを見たことがあると思います。
要するに「作業を邪魔するようなモノ」を作業中に入れることによって、「どれぐらい生産性に影響を与えるか？」ということを調べていったんですね。
その結果判明したのは、ポップアップが表示されることにより大幅に作業効率が低下し、作業に戻る時には集中力は０に近い状態からスタートするということが判明したんですね。
単純に考えれば、60分の内5分間ポップアップに邪魔されているのであれば、55分間は作業できているわけですが、そうじゃないんですね。
つまり、ポップアップが表示されると集中力はそのままがくっとさがり、その作業をしていた集中力に戻そうとするまで、めちゃくちゃ時間がかかってしまっているということ。
車で例えるなら、高速で進むのと、1回1回信号で止まって走ってを繰り返す一般道と同じぐらいの違いが表れたということなんです。
これがいわゆる「マルチタスクが悪である」という大きな理由になっています。
何か取り掛かろうとしたときに邪魔するもの。
それはスマホでもそうだし、SNSの通知なんかもそうだし、ビジネス上のメールなんかでも同様です。
気を付けなければすぐにマルチタスクに陥ってしまうものなので、いの一番に気を付けたいのがこのマルチタスクです。
目的の一本化
次に計画の誤謬を防ぐために意識したいポイントは「目的の一本化」です。
計画を作る際に重要になってくるのは「現在の行動と目的までの距離」が明確になることです。
しかし、計画を作っていき、実際に実行していくと往々にして「何のために行っているのか？」というのが見えてきづらくなったりします。
はたまた、計画が長期的であればあるほど、作業が複雑化され、目的を見失いやすくなっていってしまう。
こういったときに引きおこりがちなのが「時間飢饉」というう状態です。
これは本来一つ一つ取り組んでいけば問題なく、終えられるタスクなのに、いろんなタスクが混在することによって「焦り」を生み出し、時間がないという状態を生み出してしまう現象のことで。
計画倒れの多くがこの時間飢饉からきていたりします。
じゃあこの時間飢饉を無くすためにどうしたらいいのかというと、目的の一本化です。
つまり、いま行っている、一つ一つの作業というのはバラバラなものではなく、達成すべき目標のために行っていることなんだと改めて認識すること。
そうすることによって、先ほどのマルチタスクからの解放と通じますが、現在の行動と目的とが一直線につながり、時間飢饉を解決することになるので、焦りが無くなります。
結果、一つ一つのタスクや仕事を焦りなくこなせるようになるため、作業効率が高まり計画倒れを起こしづらくなるわけです。
フィードバックを得る
次に紹介するのは、フィードバックです。
フィードバックというのは、その名の通り「進捗状況を確認する」ということで、現在どれぐらい計画通りに進んでいるのか？ということを測定することを意味していて。
かなり重要なことの一つです。
しかし、このフィードバックをおろそかにしている人がかなり多いなというのが、個人的な印象です。
というのも、僕自身がこのフィールドバックをおろそかにしている人の一人でした。
しかもさらに最悪なのは、知的労働においてフィードバックを得ない場合の、身体的疲労はかなり負担が大きいものであるということ。
これを知らない当時の僕は、かなり精神的に疲れていたのを覚えているんですよね。
というのも、何かを考えたり、戦略を練ったり、新しいことに挑戦したり。
そういった頭を使うことが多くなっていた時。
「進捗状況」っていうのが、目に見えてわからないんですよね。
そうなると「進んでいる感じ」を得ることができないので、「どれだけ頑張っても全く前に進んでいない」という状況に感じるわけです。
知的労働の反対は肉体労働ですが、肉体労働の場合はかならず「どれだけ進んだのか？」というのが可視化されます。
だから、そこまで「進んでいないんじゃないか？」という不安を感じることはないわけですが、知的労働の人は進んでいるかどうかが分からないという状況になりやすいので、精神的な負担が大きいんですね。
事実、知的労働者の方が鬱になりやすいという研究結果もあったりします。
だからこそ、計画に対して「どれだけ進んだのか？」というフィードバックを得ることが大切で。
どれだけ進んだのか？ということを知ることが、精神衛生上にとってもいい影響を与えるということが言えるわけです。
さらに言うと、個人的な体験談を取ってしても、やっておいてよかったなというものの一つですし、今でもやっていることの一つです。
原因と改善
フィードバックを得るときに、注目しておいてほしいのは「原因と改善」です。
当たり前のように聞こえますが、周りの人やメルマガ読者の方を見ていると、本当にできていない人が多いなっていう印象を持つがこの「原因と改善」です。
最初の方に伝えた通り、「仕組み」を改善することがタスク管理や計画の誤謬を防ぐために重要なこと。
そして、知的労働者であればあるほど、フィードバックを得ることが大切だというのは先ほども伝えた通り。
ただほとんどの人が、ここで終わってしまっていて、何も改善しないんですよね。
っていうのも、計画っていうのは計画を立てたら終了なんじゃなくって、計画を立ててからがスタートです。
そこから精査して、ドンドンとブラッシュアップしていき、計画を実行に移していく。
でも、ほとんどの人が「計画を立てたら終わり」だと思っているから、原因もフィードバックから得ないし、改善を図ろうともしない。
これが大きな間違いで。
計画というのは、実行していく中で、繰り返し繰り返しブラッシュアップして進んでいくものなんでsね。
だからこそ、フィードバックが重要になるし、中でも特に「なぜうまくいかなかったのか？」という原因から改善策につなげることが大切になってくるということなんです。
例えばダイエットを計画していたとして。
6か月で10キロのダイエットを実行しようとしていたとします。
そうなると、1か月で1．7キロぐらい痩せていければ6か月で10キロほどの減量になるわけです。
が、そのままストレートにうまくいくわけじゃない。
2か月目に停滞期が訪れ、中々痩せづらくなってきたときに、モチベーションが下がり、お菓子やケーキを爆食いしてしまった。
この問題はいったい何なのか？
たいていの人はここで「もういいや」ということでやめてしまうし、一度計画通りにならなかったことだけで、これまでの計画がすべて水の泡にしてしまう。
ただ、この計画には「停滞期になったときの対策」が盛り込まれていなかったことが、一番の原因と知れたわけです。
「停滞期に入り、中々痩せなくなったときどうするか？」ということを盛り込めば、次に同じミスをすることはなくなる。
そうするためには、1.7キロずつ痩せるというノルマ式が、逆にプレッシャーにつながったのでは？という原因を考えることだってできるし。
はたまた、「甘いものをどうしても食べたくなったら、1日だけなんでも食べていい」というチートデイを作り、計画破綻まで行かないようにする。
このように原因と対策を講じながら、計画は作り上げていくものなんですよね。
多くの人は「最初に以下に完璧な計画を作るか？」ということばかり考えてしまう。
そして最初にいかに完璧な計画を作るか？という視点でタスクをくみ上げてしまうと、冒頭に伝えた通り”計画の誤謬”が人には備わっているので、不完全な計画しか作り上げられない。
計画術というのは「作り上げていくもの」であり、改善を続けながら構築していくものだということは認識しておいた方がいいと思います。
僕個人的にもそうですが、フィードバックに関しては「1日の終わり、1週間の終わり、1か月の終わり、6か月の終わり、12か月終わり」というように細かくフィードバックを得て、その都度改善していっています。
1日、1週間単位でフィードバックを得て、改善を図っているので、その分柔軟だし、ミスしても「なんでミスしたんだろう？」と改善策を立てられるので、めちゃくちゃオススメのフィードバック頻度だと思いますね。
自分ルール
次に紹介するのは自分ルールです。
この自分ルールっていうのは何なのか？っていうと、「やると決めたら絶対にやることリスト」のことで。
これは僕自身がめちゃくちゃ活用している物ですが、自分の中で「これはやる」と決めたものは、必ずやっています。
っていうのも、この自分ルールを守っていくと「絶対にやり抜く」という、いわゆるグリッド力が養われるんですね。
最初は簡単なものでもいいと思います。
「朝散歩するのを習慣にする」
「毎夜ジムに行きトレーニングする」
その強度は、自分に合ったものを選んでほしいのですが、大切なのは「決めたことは絶対にやり抜く」ということ。
これを続けていくと、「続けるのが当たり前」というようにやり抜く力（＝グリッド）が、習慣になるんですね。
ロンドン大学の研究なんかだと、習慣は8～12週間ほどで定着しだすという研究結果があるんですが、このグリッドに関しても、習慣の力が働くわけです。
つまり「やり抜くことが当たり前」という自分ルールを作ってしまうと、計画やタスク管理がめちゃくちゃスムーズになるんですね。
その上で「これやらないと」という強制力が勝手に働くので、やり切れていない状態が気持ち悪くなる。
毎朝顔を洗わないとシャキッとしないように、朝歯磨きをしないまま出社するのが嫌なように、「決めたことをやらないと気持ち悪い」という習慣が定着してきます。
これがめちゃくちゃ強力な力で。
そのための「自分ルール」です。
最初はどんな小さなことでもいいので「自分だけのルール」を決めて、それを絶対に守るようにしていってください。
この自分ルールを守っている期間が長くなればなるほど、やらないと気持ち悪いという感覚を掴むことができて、タスク管理や計画に応用が利くようになっていくと思います。
マインドフルネスを養う
次に紹介するのは、マインドフルネスです。
マインドフルネスというのは、心理学なんかで注目されていることで、「あるがまま」だとか「ありのままを受け入れる」というような心の状態やそれにあろうとする状態を指しています。
このマインドフルネスが、なんで計画の誤謬を防ぐために効果的なのかというと、マインドフルネスによって客観性を磨くことができるからです。
計画の誤謬っていうのは、いわゆる「自分を客観視することができない」ために引きおこる現象です。
ただ、何度も伝えている通り、人というのは自分を客観的に見ようとしてもなかなか客観的に見ることができない生きもの。
しかし、マインドフルネスを鍛えると客観的に物事を見ることができるようになるため、計画の誤謬を防ぐことにつながる訳です。
じゃあ、どうしたらマインドフルネスを鍛えられるのか？というと一つ言われているのは「瞑想」です。
僕も瞑想を取り入れたりしていますが、かなり効果的で、集中力も上がるし、客観的に物事を見る力も養われるし、メンタルも強くなるしで、めちゃくちゃ効果的だなっていう風に思っていることの一つです。
また、科学的にもこの瞑想の効果は知られていて、数々の論文で紹介されているのが瞑想だったりします。
それこそ、世界的なアスリートのメンタルコーチが実証していたり、スポーツ選手のパフォーマンス向上につながったりしていることも明らかになっていたりします。
なので、この瞑想はかなりおすすめ。
具体的にやり方を紹介しておくと、目を閉じて「呼吸に集中する」というもの。
ただこれだけで、最初は10分とかから始めていき、15分、20分と伸ばしていくのがいいと思います。
そして続けていくとわかるんですが、「自分自身を俯瞰してみている状態」になることがあります。
これがまさにマインドフルネスな状態で。
第三者の視点から、自分を見ている。
こうすることで、主観的に偏った見方をすることなく、客観的に物事見ることができ、良い判断をすることができる。
それはすなわち、計画の誤謬を防ぐということにもつながるので、瞑想はかなりおすすめな方法だったりします。
まとめ
少し長くなったので、最後にまとめておくと。
計画通りに物事が進まない、あるいは計画倒れが起こってしまう原因は「計画の誤謬」にある。
計画の誤謬とは、人間は自分は他の人よりも優秀であるという錯覚を起こすという性質を持ち、そのことにより誤った計画を立ててしまい、結果として計画通りに物事が進まないという状態を計画の誤謬という。
計画の誤謬を防ぐためには、正しい計画術を知り、対策を立てることが大切。
そのためには、まず「計画とは一つの仕組みである」という前提に立ち、計画に完璧は存在せず、改善を図っていくことが大切である。
仕組みとしてとらえるのは、性格としてとらえてしまうと、改善することができないものだという認識をしてしまうためであり、最初から完璧な計画など存在しないためである。
（最初から完璧な計画が立てられると考えること自体、計画の誤謬に陥っているといえる）
上記では、数々の心理テクニックを活用したタスク術や計画術に関して解説しているため、その都度見返して取り入れてみることと良い。
まとめるとこんな感じですね。
このようにメルマガ読者の方限定で質問に答えたりしているので、知りたいことや聞きたいことがある人は、メルマガ登録して質問してみてください。
物理的にすべての質問に答えることは出来ませんが、同じものや面白い質問があれば、こうして答えていければと思います。
ぜひ参考にどうぞ。
