今日はタイトルの通り。
時間管理をしてスピーディーにタスクを終わらせる仕事術を知ったのでそれをシェアしようと思います。
それが「シングルタスク」
要するに、終わらせたい仕事を圧倒的に短い時間で管理して、スピーディーに終わらせる。
それが仕事上の時間管理において、効率的だということが言われています。
根拠
そのリソース元っていうのが、Brigid Schulteさんが描いた「Overwhelmed: Work, Love and Play When No One Has The Time」ってのが元になってます。
この「Overwhelmed」っていうのがどういうものなのかというと、簡潔に伝えれば「集中していないから、時間が足りていないように感じる」ということ。
これまで歩んできた人類の歴史から考えると、機械の発達やITの進化によって、本来もたらされる自由な時間っていうのは、増えていると言われていて。
でも、多くの人はその増えている時間を感じることができていない。
仕事にかかる時間やタスクは増える一方で、機械やインターネットによって「効率化」を図れているはずなのに、時間管理はますます厳しくなる。
ただその理由っていうのは、「Overwhelmed」の本の中で、「集中力が欠落しているためだ」という風に言います。
要するに、注意力が散漫になり、色々な場所に集中が散っていってしまうため、仕事をなかなか終わらせることができず、「時間だけ」がすぎていってしまうと。
その典型が「マルチタスク」だったりします。
結構昔であれば「マルチタスク」の優位性を支持する人が多かった一方で。
今では科学的な論文では「マルチタスク」での作業効率は良くないという見方が強くなっている。
社会学者のジョンロビンソン博士もマルチタスクに警鐘を鳴らしているひとりで。
ロビンソン博士曰く、マルチタスクを行うことによって、人が考える脳のIQポイントが１５ポイントも下がったという話をしています。
要するに、脳みそがあれこれと、考えるベクトルが移動してしまうことによって、注意力が散漫になり、終わらせなければいけない仕事になかなか手をつけることができなくなった結果、仕事がなかなか終わらず「時間だけが過ぎて行く」という感覚に追われるわけです。
改善方法
ではどうすればいいのか。
シンプルな話。
仕事に関する時間の管理として悪影響をもたらしているのが、「集中力の散漫」「注意力の分散」「マルチタスク」だということがわかれば、その逆をやればいいだけの話。
要するに、「１つの仕事を集中的に終わらせる。」
そしてこのことを「１つづつこなす」ことで、マルチタスクよりも集中することにつながり、注意力の散漫を防ぐことができる。
いわゆる「シングルタスクへの切り替え」が、スピーディーに仕事を終わらせる超濃密仕事管理術だということです。
それを体現しているのがペンシルベニア大学のアダムグラント教授。
彼は2012年に超一流雑誌に論文を７本掲載、2013年にはギブ&テイクというベストセラー本を執筆しながら、論文を５本提出しています。
さらに2014年には、６０冊もの書籍を出版したり、その功績はありえないぐらいの仕事量と質を誇っています。
当然ペンシルベニア大学の教授なので、学生に対して授業を行いながら、自身の研究も行いこの結果を叩き出しています。
このアダムグラント教授が行なっているのも、究極的に時間を管理したシングルタスクからもたらされていて。
アダムグラント教授を１週間を半分に分け、前半を論文や研究、執筆といった「知的労働」に使い、後半を学生に向けた授業など「肉体労働」などに分けています。
まぜこぜでごちゃごちゃと仕事をこなすのではなく、１つ１つの仕事をきっちりと終わらせる時間管理の仕事を行うことで、偉大な功績を残しているわけです。
応用方法
この事実を知ったのち。
僕もライフスタイルをガラッと変えました。
まず、集中すべき事柄を分け、徹底的に集中して終わらせるという時間管理。
それもなるべく早い午前中に終わらせるというシングルタスクへの切り替えを行いました。
僕自身結構夜型人間で、昼過ぎまで寝ているようなライフスタイルだったので、結構帰るのが大変でしたが、さすがに寝すぎだろってことで、時間管理するようになりましたね。
そして「午前中には全ての仕事を終わらせる」という仕事を時間管理することで、かなり集中してリソースを注げるようになりました。
人の集中力はおよそ30分しか持たないという風に言われており、１日に換算しても３〜４時間程度しかその集中度を持ち合わせていないという研究さえあります。
ですから、午前中に１つ１つ仕事をこなし、全てを終わらせることで、「時間を余らせる」という習慣にガラッと変えたわけですが、集中力や注意力、決断力をまばらにし、全て中途半端に終わらせるマルチタスクより、はるかに効率的になったと感じますね。
残った午後は、瞑想に時間を使い集中力を鍛えたり、運動に費やしたり、読書をしたりと、一定時間集中し切り、仕事を終わらせることで、自由時間も管理できることに気づきました。
これをDEEP WORKという風にいったりもしますが、仕事の時間管理ができていない方の多くは「集中できていない」「仕事が中途半端になっている」といったマルチタスクから起こる現象です。
それをなくし、徹底的に短時間で集中し切り、仕事を終わらす。
そうしていったほうが、時間も余るし自分に費やせる時間も増えるので、「短時間集中管理」の仕事術にシフトしていったほうが、絶対に得だと思いますね。
実際にシングルタスクにしてみた結果
んでね。
さらにこの研究を知ってから、2年ほどが経ったので、改めてこの記事を振り返ってみたんですね。
そしたら、新しい気づきなんかもあったんで、伝えていこうかなと思います。
先に結論から伝えておくと、改めてシングルタスクの方が圧倒的に効率的に仕事が終わる、ということ。
これは間違いないと思いますね。
意外とマルチタスクに気づけない
まずシングルタスクにしようと思って切り替えていったときに、一番初めに感じたことは「意外とマルチタスクに陥っている」ということでした。
別にマルチタスクをやろうと思っているわけじゃなく、気軽に仕事をしようと思っていたわけなんですけど、いざシングルタスクを始めると、「前はマルチタスクだったんだ」と気づかされます。
例えば、集中したいときに「音楽を聴いている」というのも作業効率を低下させることが知られています。
これは上記記事で詳しく解説していますが、グラスゴーカレドニアン大学の研究で声やボーカルのある曲は認知能力を低下させる、ということが報告されています。
僕はまさしくこれで。
JPOPを流しながら音楽を聴いて仕事をしていたりもしました。
後は、スマホの電源や通知を入れっぱなしにしているので、集中したいときに連絡が来たりもしていました。
これはミシガン大学の報告にもある通りですが、わずか数秒であってもめちゃくちゃ集中力が下がることが分かっています。
こんな感じで、いわゆる「マルチタスク」を意識しなくても、「マルチタスク状態＝脳が1つのこと以外に注意が向いている状態」を作ってしまっていることに気づいたんですよね。
だから余計に「マルチタスクって気づかずやってしまっているんだぁ」と痛感しました。
1つのことに30分間集中する
そして上記でも伝えましたが、改めて大切だと感じたのは時間制限。
重複しますが、シングルタスク化として行ったのは、時間に制限を設ける、ということです。
いろいろな研究を見てみると、人の集中力は30分から長くて90分が最長だといわれていて。
一つのことに集中できる時間は限られているんですよね。
だから、とかく邪魔の入らないようにし、1つのことを30分間集中していこう、ということでタイムスケジュールを組みました。
このブログを書く時だって、アップルウォッチで30分のタイマーを設定し、「ブログを書ききる」ということをタスクのゴールとして集中しています。
これだけでもかなり作業効率が上がったように感じました。
実際に、「30分集中しきる」というスタートなんですが、おおよそ20分ぐらいで書ききることができています。
たぶんマルチタスクで、いろんなことをやりながらだった時は、1時間ぐらいかかってたんじゃないかなぁ。
そう考えると、3分の1ほどの時間で1つのタスクをクリアしていることになるので、効果は2倍以上といことが言えるわけですね。
BGMは自然音で、ノイズキャンセリング
そしてもう1つ僕がシングルタスクをするうえでやっていることは、上記記事でも触れましたが「1つのタスクを決めた時間行う」ということ以外にも、「BGM」にも導入しています。
BGMでは「声」が入っていると、脳が歌詞に注目してしまうため、認知機能が低下し集中力が下がってしまう。
その一方で「自然音」であれば、逆に集中力が上がることが分かっている。
なので、僕は「海の音」を流したり、「川のせせらぎ」のBGMを流して、集中する時間を区切っています。
あと、カフェなんかで仕事をすることが多いんですが、周りの人の会話が集中力を切ってしまうこともあったので、エアーポッズを使ってノイズキャンセリング機能を使い、ノイズをシャットアウトしています。
これもめちゃくちゃ効果があって、かなり集中力が上がったなって感じますね。
スマホは見ない
そして先ほどの「通知」ですが、これはもう基本的にいっさい見ないです。
これも先ほど紹介しましたが、ミシガン大学の研究にもある通りですが、少し通知が入るだけで、気が散る、さらに集中モードに切り替えるためには、数十分の時間が必要になる。
とすると、少し集中が切れ、それを戻すだけで、1時間ぐらいかかってしまう。
これを防ぐために、もうあらかじめ通知がないようにしてしまった方がいいと思ったんですね。
だから、スマホの通知をほとんどオフにしたり、集中したいときは機内モードなんかにしています。
これも事故的にマルチタスクを防ぐためには、かなり効果を発揮していると思いますね。
まとめ
少し長くなってしまったので、最後に改めてまとめておくと。
スピーディーに仕事を終わらせるためには、マルチタスクではなくシングルタスクの方が効率的に作業を終わらせることができる。
なぜマルチタスクが効率性を下げるのかというと、脳のリソースが奪われることにより、他方に注意が向くため、集中力が低下し作業効率を低下させることが考えられる。
そのため、作業を効率化させ、スピーディーに仕事を終わらせるためには、マルチタスクからシングルタスクに仕事術を変える必要がある。
また、自分では気づかないうちにマルチタスクに陥っている、あるいは「集中が他方に向く状況」を作ってしまうケースもあるため、注意が必要。
まとめるとこんな感じですね。
ぜひ参考にどうぞ。
